部下を自らの意志で馬車馬のように働かせる方法

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部下はコツ一つで馬車馬のように働く

前職のとき直部下は多いときで4人ぐらい、他の会社のときは一番多かったときで13人というのがありました。

部下が多いときは日中は自分の仕事がほとんどできず、朝晩と土日に自分の仕事をしていました。

前職は年商10億円、社員30人ぐらいの会社で、僕は管理部長をしていたわけですが、そのときは、僕と新入社員と2年目の社員で、管理部の仕事の全てを回していました。

そんな弱小チームで、月次決算は毎月5営業日以内にしあげていました。

だけど、月末月初は遅くなることはいくらかありましたが、普段は1~2時間ぐらいの残業しかさせていませんでした。

このことをよその社長さんや銀行に言うと、ビックリされてましたが、部下を馬車馬のように働かせれば意外とできるんです。

経理もポイントを教えると、自分で考えるようになるんで、すぐに覚えますよ。

ちなみに僕が部下をうまく回せるようになったのは、前職で僕が管理部の責任者になったときに、50歳の経理のプロみたいなオッサンと総務的な女性社員と3人の体制だったんですが、僕も女性社員もほとんど経理やったことがないのに、そのオッサンがある日突然、後任の採用を待たずに辞めてしまったことがきっかけでした。

ですから、どうやったら女性社員が辞めないように、だけども、馬車馬のように働かせるかというのを考えました。

馬車馬のように働かせるには時間を意識させるのがポイント

部下は指示の仕方一つで、働くスピードが全く違ってきます。

かといって、追い立てられるように働かせては集中力が続かないんで、追い立ててもダメです。

仕事のスピードを上げさせるには、とにかく時間を意識させることがポイントです。

こういうことを言うと、「当たり前じゃん」って思う人が多いかもしれませんが、「時間を意識しろ」って言ってもダメです。

意識のさせ方が大切なんです。

やってる仕事がどれぐらいかかるか見積もり時間を聞く

僕はちょいちょい、

「今、何やってるの?それは何分で終わるの?」

「そのあと何の仕事があったっけ?それは何分で終わるんだっけ?」

って聞いてました。

何分で終わるかわかってても、意識させるために聞きましょう。

こちらから仕事の指示をするときにも、

「○○をやって欲しいんだけど、これは何分で終わりそう?」

って聞くと良いです。

最初のうちは、部下は時間を聞かれると目標時間を言わされてる気がして、聞かれるのをイヤがります。

それでも聞きましょう。

スポットの仕事を依頼するときにも時間を意識させる

仕事を依頼するときに、さっき聞いてたとしても、わざと

「あれ、さっきも聞いた気がしたけど、今何やってんだっけ?何分で終わるんだっけ?」

って聞くんです。

そして、「○分です」って返事が返ってきたら、

「この仕事をやって欲しいんだけど、たぶん、30分で終わると思うんだ。ちょっとやってくれない?」

って依頼する仕事の時間を示して、指示するんです。

そして、

「どう、実際30分で終わりそう?」

って聞いて意識させましょう。

こうやって言うと、部下は上司が気を使ってくれてるように感じます。

部下に仕事を急がせるときのコツ

「急げ!」とか「速くしろ!」って言ってもダメです。

「急げ!」って言うとときどきは良いんですが、しょっちゅう言ってると急いでくれなくなります。

ですから、その場合、部下に今やってる仕事がどれぐらい時間がかかるか聞いて、「○分」って返事が来たら、

「少し速く終わらせて、俺の30分の仕事をやるようにできない?」

って言うんです。

「わかりました」って返事が返ってきたら、すかさず、

「実際、何分速くできる?」

って聞くんです。

そうやって聞くと、「速くやれ!」って言わなくても、ストレスなく速く動いてくれます。

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原宿みのりんごの温玉のせキーマカレー、チーズトッピングです。見た目も衝撃的で激うまでした。また食べたいです。
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見積もり時間を大幅に遅れても絶対に注意しない

本人が言った時間よりも大幅に時間が遅れても、注意しないのがポイントです。

注意すると、遅れないように余裕を見た時間を言い始めて、結果として、ドンドンスピードが落ちていくんです。

時々、本人から、「遅くなってすみません」って謝ってくるときがあると思いますが、そのときも「いいよいいよ」って注意しないんです。

注意すると

「次は注意してやります!」

「速く終わるように集中してやります!」

とか、何の解決にもならない、わけがわからないことを部下は言い始めます。

そして、そうやって言えば、許された気分になって考えなくなります。

そういう気合い系の反省は役に立たないです。

「遅くなっても怒られない」ということを認識させましょう。

そうすると段々と部下は正直になります。

見積もり時間よりも遅れがちのときは改善方法をアドバイスしましょう。

大概時間が遅れるのは、

・そもそも時間の見積もりが間違っていた

・電話が連発したとか、横槍の仕事が入った

・上司に確認しないとわからないことなのに自分で考え、無駄なロスをした

ここらしかないです。

だから、大幅に遅れたときに、なぜ遅れたか聞いて、そして、遅れたポイントの改善方法を教えて上げましょう。

そもそも時間の見積もりが間違っていた場合

本人は読み間違えたことを既に認識してます。

注意しなければ、そのうち精度が上がります。

時間をかけましょう。

電話が連発したとか、横槍の仕事が入った場合

横槍が入ったことが原因だとわかってれば問題ないです。

横槍が入ったことが原因で遅くなったのに、それ気付いてないことがあるので、その場合、横槍が原因だと気付かせてあげましょう。

横槍が入った場合、どうしようもないですけど、それが原因だと気付いてないのはダメです。

上司に確認しないとわからないことなのに自分で考え、無駄なロスをした場合

「それはお前では判断できないことだから、そういうのはすぐに俺に聞いてよ。」って言ってあげるんです。

そういうのを繰り返すと「わからないことは何でも聞いた方が速い」ってわかって、何でも聞いてくれるようになります。

上記をやってれば、部下は段々と正しい時間を言い始めます。

そして、正しい時間を言い始めたら、あとは上記のように、「何分で終わるの?」って聞くだけで仕事のスピードが上がります。

部下が正しい時間を言えるようになったら、毎朝、今日の仕事の段取りを相談させましょう

そうやって部下が時間を正しく捉えられるようになったら、部下は「上司がいないと仕事が速く終わらせられない」ってことがわかってきます。

そのときに、朝一で、一日にやるべき仕事をそれぞれ何分かかるか考えさせて、部下に相談させるようにすると良いです。

そのときに上司である自分の仕事に関しても、「○時ころは会議でいないから、聞きたいことがあったら、その前後で聞いてね」って教えてあげましょう。

スケジュールをわかるようにしておくと、そのうち、部下から「今日は○時ころ会議でいらっしゃらないですよね、ですので、それまでに××の用意して報告します」って言ってきます。

ここまで形ができてくると、指示する側もどこをどうすればスピードアップするかとわかってきます。

時間を意識させるとストレスが減る

部下はどんな仕事でも、上司の指示のもとで仕事をしていると思っています。

だから、やらされてる感が出てきちゃうんです。

ですから、たいへんな仕事をさせると、上司のせいのような気がしちゃいます。

そんな気分でいるときに、新しい仕事を指示すると、1分で終わる簡単な仕事だったとしても、部下はストレスが溜まります。

でも、上記のやり方で時間を意識して仕事をやらせれば、全部自分から言わせるので、本人も自分で自由に仕事しているような気分になってきます。

だから、ストレスが大幅に減ります。

そして、高速で仕事をし始めます。

僕はこうやって少人数で大量の仕事を回してました。

ぜひ試してみてください。

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昨日送ったブログの内容は下記です。

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1.AKB48を追っかけている理由
2.AKB48に興味を持ったきっかけ
3.秋元先生の本を読んで
4.AKB48のドラフト会議の合宿動画が仕事への姿勢を変えた、、、
5.HKT48の握手会に行って
1)握手の印象
2)ファンの印象
3)運営側との距離が近い!
6.ビジネス的な観点で見ると
7.しばらく研究します
8.最後に、、、

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上記の内容を2回に分けて送ってますが、昨日送ったのは後編で、前編はメルマガ登録していただくと読めます。

後編は来週バックナンバーで掲載します。

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