スケジュール管理、タスク管理、メモなどをどうやって管理しているか説明してみた件

D造です。

ものもらいになってしまいました。

免疫が低下しているってことですね。

 

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1.なんでもQ&A

Q1 将来独立したいけどやりたいことがない、どうしたら良い?

Q2 人付き合いが苦手、どうしたら良い?

 

 

私は一人で仕事をしていまして、そのためiPhoneが仕事をする上で必需品となっています。

スケジュール管理などどうやっているのかをよく聞かれるので、今日はそのことを書きます。

 

基本的にはほとんどのことをGmailに集約しています。

私は一人でやっていますので、私が忘れてしまえば、気付いてくれる人がいません。

ただ、物忘れはしょっちゅうですし、記憶なんて曖昧なため、頭で覚えようとせず、iPhoneで管理しています。

正確に言うと、GoogleのメールサービスのGmailとGoogleカレンダーで管理して、それをiPhoneで見たり、パソコンで見たりできるようにしています。

漏れを出さないように、ツールは極力増やさないようにしています。

 

手帳は使っていません。

なぜかというと、スケジュールを手帳で管理すると、例えば、リコ様と公園で遊んでるときにも手帳を持ち歩かないといけなくなって荷物が増えるからです。

また、何かのメモも手帳に書くようにすると、トイレに行ったときに、やらなきゃいけないことをふと思い出し、あとでメモしておこうと思ったけど、トイレを出た頃に忘れてしまうなんてことが発生してしまいます。

でも、私の場合、iPhoneは公園にもトイレにも持って行くので、ふと用事を思い出しても、とりあえずiPhoneでメモすることができ、漏れが減ります。

 

メモ、タスク管理はメールで行っている

ただ、私の場合、「メモを見る」ということを忘れてしまいます。

ですので、メモもメールで管理しています。

メールはお客さんとのやりとりをはじめ、最近ではクレジットカードの請求、通販の配送案内など何でも届き、いつもチェックしていて、必ず見ます。

ですので、メールに集約すると便利です。

 

例えば、トイレットペーバーが残り少ないから、買う必要がある場合、メールの件名のところに「トイレットペーバー購入」と書いて、自分がいつも使っているメールアドレス宛に送っています。

そうするとメールの受信トレイに「トイレットペーバー購入」という件名のメールが届き、メールを開く度に思い出せます。

そして、トイレットペーバーを購入したら、そのメールを削除しています。

タスク管理

上記の要領でタスク管理(タスク=やんなきゃいけないこと管理)もしています。

タスクが発生したら、「○○さんに連絡」みたいな感じで、件名にタスクを書き、連絡の内容などちょっとしたメモは、メールの本文に書いて、自分宛に送っています。

そして、タスク(=○○への連絡)をしたら、そのメールを削除します。

 

例えば、クレジットカードの引落しの連絡がメールで来たら、削除せず残しておいて、銀行にお金を入れたら「タスク処理が終わった」ということで、引落しメールを削除するようにしています。

ですので、私の場合、メールの受信トレイを空っぽにするのが私のタスク処理となります。

 

※メモやタスクの履歴を残したい場合

履歴を残したいときがあります。

その場合は、Gmailの「アーカイブ」機能(ゴミ箱のマークの左のフォルダーみたいなマークのやつ)を使っています。

「アーカイブ」というのは、受信トレイには非表示になるけど、削除せず、保存されている状態にする機能です。

もしあとで確認したときには、Gmailの検索機能が便利なので、検索するようにしています。

 

そば屋のカレー丼って意外とうまい!

 

メモについて

まずサラリーマン時代から、メモを取ることはほとんどしませんでした。

単語とか、書類の提出期限とか、何かの数値とか、ネットで調べても出てこないキーワードだけをメモるようにしています。

ビジネスマンになって最初のころは「メモ魔か!」ってぐらいメモっていましたが、メモを取っても見返すことがほとんどないことに気付きました。

ですので、最終的に必要最小限しか、メモらないスタイルになりました。

 

メモを追記していく場合があるときは、メールの新規作成で、件名に用件を入れて、本文のところにメモを入れて、「下書き保存」をしています。

そして、メモが終わったら、自分宛に送信して、メモの内容の仕事が終わったら、アーカイブして、あとで見返せるようにしています。

 

 

 

メールを自分宛に送信するのに便利なアプリ「Captio」

iPhoneに「Captio」というワンタッチのメール送信アプリがあります。

事前に自分のメルアドを送信先として設定しおいて、自分にメールを送るときはこのアプリを使います。

1行目が件名、2行目以降が本文としてメール送信されますので、アプリを立ち上げて、用件を書いて、送信するだけになります。

イチイチ、送信先を設定する手間がかかりません。

 

 

スケジュール管理

Googleカレンダーで管理しています。

そうするとiPhoneでもPCでもスケジュールが見ることができますので、PCで作業中のときはiPhoneを見る必要がありませんし、便利です。

スケジュール管理をiPhoneにしたことで、手帳を持たなくて良いので楽ですし、いつでもスケジュールを確認できるので良いですよ。

 

あと私の場合、手帳で管理しちゃうと、お客さんの予約の時間変更があったら、消して書き直したり面倒です。

ですが、iPhoneで管理していれば変更も日付を変えるだけですので楽です。

スケジュールアプリはWeek Calendarというアプリが、スケジュールの表示させ方がいろいろ変えられるので見やすくて気に入っています。

ちなみに主要なスケジュールアプリはほぼ全て使ってみました。(かなりお金を使いました)

 

まとめ

こんな感じでやっています。

とにかく道具がバラバラだと漏れが生じます。

ですので、極力1つにまとめてしまった方が良いですね。

私の場合、受信トレイをとにかく減らすことが日々の日課になっています。